Как грамотно вести замечания и корректировки на объекте?

[Kuzbasov Kuzbasov неактивный пользователь форума, который редко посещает платформу, участвует в обсуждениях и делится советами]

Хочу наладить нормальный авторский контроль на объекте, чтобы замечания не терялись, а все изменения по проекту фиксировались и не вылезали потом в виде споров и переделок. Интересует реальный опыт тех, кто уже выстроил этот процесс.
Как вы ведете замечания по авторскому надзору: в виде журнала, таблицы, переписки в чате, актов осмотра? Что обязательно указываете для каждого замечания (дата, фото, срок устранения, ответственный)? Как оформляете корректировки проекта, которые появляются по ходу стройки: отдельные листы, эскизы, допсоглашения, пометки на чертежах?
Кто инициирует изменения и как вы избегаете ситуации “мы так не договаривались”? Разделяете ли замечания на критичные и некритичные, чтобы не стопорить стройку по мелочам? Какие ошибки в ведении замечаний и согласовании корректировок вам приходилось проходить на собственном опыте и что бы вы сейчас посоветовали делать иначе?